Nachdem die Angebotsfrist abgelaufen ist, beginnt eine sensible Phase des Vergabeverfahrens: das Zuschlagsverfahren mit Öffnung, Prüfung und dem Ausscheiden von Angeboten. Wie sind Angebote entgegenzunehmen und wann sind sie unbedingt auszuscheiden? In ihrer gemeinsamen Reihe im Magazin Tirol.Kommunal erklären Alissia Sarah Wolf vom Tiroler Gemeindeverband und unsere Rechtsanwältin Magdalena Ralser, was Gemeinden beachten müssen.

Entgegennahme der Angebote

Eine Gemeinde muss den Zeitpunkt des Eingangs jedes Angebots dokumentieren. Bei Papierangeboten werden Datum und Uhrzeit auf dem verschlossenen Kuvert vermerkt, bei elektronischen Angeboten über eine Vergabeplattform erfolgt dies durch ein Protokoll oder einen elektronischen Zeitstempel. Gelangt ein Angebot zu spät ein, muss dieses gekennzeichnet werden und darf nicht geöffnet werden.

Öffnung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Angebotsöffnung. Beim offenen und beim nicht offenen Verfahren übernimmt die Öffnung der Papierangebote eine Kommission aus mindestens zwei sachkundigen Vertreter:innen des öffentlichen Auftraggebers. Auch Bieter:innen können zur Teilnahme zugelassen werden. Über die Öffnung ist ein Protokoll zu verfassen, das den Bieter:innen zur Verfügung gestellt werden muss. Beim Verhandlungsverfahren hingegen muss das Ergebnis der Öffnung geheimgehalten werden – eine Teilnahme der Bieter:innen ist hier also nicht gestattet.

Nach der Öffnung prüft die Gemeinde, ob die Grundsätze des Vergabeverfahrens eingehalten wurden, ob die Bieter:innen zuverlässig und leistungsfähig sind sowie ob das Angebot angemessen und rechnerisch richtig ist.

Behebbare oder unbehebbare Mängel

Bei der Prüfung ist entscheidend, ob ein Mangel behebbar oder unbehebbar ist. Behebbare Mängel liegen vor, wenn Fehler durch eine Nachforderung behoben werden können, ohne den Inhalt des Angebots oder die Wettbewerbsstellung der bietenden Instanz zu verändern. Unbehebbare Mängel hingegen liegen vor, wenn deren Behebung zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots oder zu einer unzulässigen Verbesserung der Wettbewerbsposition führen würde. Darunter fällt zum Beispiel eine nachträgliche Beeinflussung des Preises, der Leistung oder des Angebotsinhalts – solche Angebote sind zwingend auszuscheiden.

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