In dem dritten Teil ihrer Serie über die wichtigsten Verfahrensarten im Vergaberecht im Magazin Tirol.Kommunal erläutert unsere Rechtsanwältin Magdalena Ralser gemeinsam mit Sarah Wolf vom Tiroler Gemeindeverband alles Wichtige zu Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung. Auch die Funktion von Rahmenvereinbarungen wird anschaulich erläutert. Diese Verfahrensarten erlauben den Kommunen mehr Flexibilität, sind jedoch auch zeitintensiver.

Durch Zusammenarbeit zum bestmöglichen Ergebnis

Das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung eignet sich vor allem für Fälle, wenn durch Austausch mit den Bieter:innen ein besseres Ergebnis erzielt werden soll. Dieser Dialog erlaubt meistens ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Verfahrensart ist ein sogenanntes zweistufiges Verfahren. Zu Beginn können sich so viele Bieter:innen wie möglich bewerben. Erfüllen sie die gewünschten Voraussetzungen, so werden sie darum gebeten, ein Angebot abzugeben. Es besteht ein wesentlicher Unterschied zum offenen und nicht-offenen Verfahren: Beim Verhandlungsverfahren soll mit den Bieter:innen über die Leistungsbedingungen und den Leistungsgegenstand verhandelt werden.

Als Auftraggeber:in sollte man mit dieser Methode jedoch mehr Zeit einplanen – sie erfordert im Normalfall mehr Arbeit als beispielsweise das offene Verfahren.

Rahmenvereinbarungen

Ein häufig wichtiger Teil von Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung sind Rahmenvereinbarungen. Das sind Vereinbarungen zwischen öffentlichen Auftraggeber:innen und Unternehmen, die dazu dienen, die Bedingungen für die relevanten Aufträge festzulegen – besonders bezüglich Preis und Menge. Auftraggeber:innen haben dabei keine Abnahmeverpflichtung, Auftragnehmer:innen jedoch sind an ihr jeweiliges Angebot gebunden.

Soll eine Rahmenvereinbarung entstehen, so muss dies vorher in der Bekanntmachung angegeben werden. In diesem Fall wird nicht darüber verhandelt, wer den Auftrag bekommt, sondern wer eine Rahmenvereinbarung abschließen darf. Rahmenvereinbarungen ergeben Sinn, wenn der Bedarf noch unklar ist oder wenn man eine Leistung in einem Zeitraum öfter und schnell benötigt. So kann die Leistung immer schnell erfolgen, sobald sie benötigt wird.

Die BVerG-Novelle 2026

Ende März 2026 soll die Novelle des Bundesvergabegesetzes in Kraft treten. Für Gemeinden werden vor allem die Bestimmungen zu Bekanntmachungen und Bekanntgaben relevant sein. Gemeinden werden erstmals in die Bekanntgabepflichten im Unterschwellenbereich einbezogen und müssen bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens mit einem geschätzten Wert von mindestens 50.000 Euro jeden vergebenen Auftrag bekanntgeben. Außerdem muss sich ein:e Auftraggeber:in bei einem solchen Auftrag auch um mindestens drei Angebote oder unverbindliche Preisauskünfte bemühen.