Eine erfolgreiche Vergabe beginnt lange vor der eigentlichen Ausschreibung. Die sorgfältige Vorbereitung der Vorphase ist entscheidend, um rechtssicher, wirtschaftlich und praktikabel einzukaufen – und viele Fehler im Vergabeverfahren haben ihren Ursprung genau hier.

In ihrer gemeinsamen Reihe im Magazin Tirol.Kommunal erläutern unsere Rechtsanwältin Magdalena Ralser und Sarah Wolf vom Tiroler Gemeindeverband, was Gemeinden bei ihren Ausschreibungen beachten müssen. In der aktuellen Ausgabe geht es um die wichtigsten Schritte in der Vorphase eines Vergabeverfahrens.

Bedarfsermittlung und Marktanalyse

Am Beginn jeder Ausschreibung steht die Frage nach dem tatsächlichen Bedarf: Welche Leistung wird wirklich benötigt, in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt? Eng damit verbunden ist die Marktanalyse. Sie hilft dabei, realistische Anforderungen zu formulieren und den Auftragswert korrekt zu schätzen. Dabei gilt: Alle potenziellen Bieter müssen später denselben Wissensstand haben, Ergebnisse der Marktanalyse müssen offengelegt werden und Informationen dürfen nicht einseitig genutzt werden.

Erstellung der Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück jeder Ausschreibung. Sie muss so präzise sein, dass alle Bieter:innen genau verstehen, was gefordert ist, ohne jemanden zu bevorzugen oder auszuschließen. Grundsätzlich gibt es zwei Formen. Bei der konstruktiven Leistungsbeschreibung werden die Leistungen vollständig und ohne Interpretationsspielraum beschrieben. Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung hingegen steht das Ziel der Ausschreibung im Vordergrund. In beiden Fällen muss die Beschreibung neutral und diskriminierungsfrei ausgestaltet sein.

Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien

Ein weiterer zentraler Schritt ist die Festlegung der Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien – und zwar bereits vor der Ausschreibung. Eignungskriterien gelten als „KO-Kriterien“ – sie können entweder ganz oder gar nicht erfüllt werden. Bieter:innen müssen befugt, leistungsfähig und zuverlässig sein. Auswahlkriterien kommen nur in zweistufigen Verfahren zum Einsatz und ermöglichen eine abgestufte Beurteilung der am besten qualifizierten Bewerber:innen. Zuschlagskriterien bewerten ausschließlich den Inhalt des Angebots – nicht die Bieter:innen selbst – und müssen stets einen unmittelbaren Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen.

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